メールから請求書PDFを読み取り、自動でスプレッドシートに登録する仕組みを作る方法

メールから請求書PDFを読み取り、自動でスプレッドシートに登録する仕組みを作る方法

📺 解説動画

請求書の処理を自動化し、業務効率化を実現するn8nワークフロー

中小企業や小規模事業者では、毎月送られてくるPDF請求書の内容を手入力で管理する作業が発生しています。これには大きな時間と労力がかかり、ヒューマンエラーも避けられません。たとえば、月に100件の請求書が届く場合、1件5分の入力作業で8時間以上もかかる計算です。

この記事でご紹介するn8nワークフローを使えば、Gmailに届く請求書のPDFから必要情報だけを自動で抽出し、そのままGoogleスプレッドシートに転記できます。非エンジニアでも、たった数分で導入できる簡単設計です。

  • 請求書の受領・記帳業務の自動化
  • 請求先管理や経理業務の効率化
  • 人為的な入力ミスの削減で品質向上
  • 帳票データベースの自動構築による経営分析の迅速化

このワークフローを活用し、年間100時間以上の作業時間を削減した企業事例もあります。今すぐ業務の自動化を始めましょう。

導入・構築方法

  1. n8nワークフローのインポート
    本ページ下部でダウンロードできるJSONファイルを、n8nワークフロー作成画面の右上3点アイコン>Import From File をクリックして読み込んでください。
  2. 認証設定(最初に一度だけ)
    • Gmailノードにはご自身のGoogleアカウントでOAuth2認証を接続します。
    • Google Sheetsノードも同様にGoogleアカウントで認証が必要です。
    • AIノード(Google Gemini Chat Model)はGoogle Palm APIの認証情報が必要となります。
  3. 各ノードの動作(主要プロパティ解説)
    • Gmail Triggerノード:Gmailメールボックスを毎分監視し、新着メールがあればワークフローを開始します。
    • Filter1ノード:複数のパートを含むメール(=PDF請求書添付メール)だけを通します。
    • Loop Over Itemsノード:複数メールや添付があれば1件ずつ処理します。
    • Gmail1ノード:添付ファイル(PDF請求書)を含めたメール詳細を取得します。
    • Extract from Fileノード:PDFファイルからテキストを自動抽出します。
    • Google Gemini Chat Modelノード:抽出したテキストからAIが請求書情報(請求先・発行日・合計など)を整理します。
    • Structured Output Parserノード:AIの抽出したデータをJSON形式で整理します。
    • Google Sheetsノード:指定のスプレッドシートに必要項目を自動転記します。
      (例:請求先住所、請求書番号、発行日、小計、合計、会社名など)
  4. その他のポイント
    • 設定サポートや導入相談は記事末尾のお問い合わせ先までご連絡ください。

※ n8nでインポートしてご利用ください

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